Da requisição ao pedido: como automatizar aprovações de compras e acompanhar atrasos

Automatizar o processo de compras da requisição ao pedido começa por medir onde o tempo se perde, e não pela escolha da ferramenta. Na maioria das empresas, o atraso não está na cotação nem no fornecedor: está nas filas de aprovação, em que uma requisição espera dias por alguém que nem sabe que ela existe. A automação que resolve isso tem quatro peças: regras de alçada que liberam sozinhas o que é de baixo risco, um prazo máximo (SLA) para cada aprovador, escalonamento automático quando esse prazo vence e alertas que avisam o comprador antes de a compra atrasar, inclusive depois que o pedido já foi emitido. Com elas, o comprador para de cobrar status por telefone e passa a cuidar só das exceções.

O que mapear antes de automatizar?

Automatizar um fluxo que ninguém desenhou só faz o problema andar mais rápido. O mapeamento parte das compras reais dos últimos três a seis meses, extraídas do ERP, e não do fluxograma guardado no manual de procedimentos. Para cada etapa, são quatro informações:

• Etapas: requisição, aprovação da requisição, cotação, escolha do fornecedor, emissão do pedido, aprovação do pedido, confirmação do fornecedor e recebimento. Muitas empresas têm etapas informais no meio, como a conferência do orçamento pela controladoria por e-mail, e elas precisam aparecer no desenho.
• Responsáveis: quem aprova cada tipo de compra, por valor, centro de custo e categoria, e quem substitui essa pessoa em férias ou viagem. Quando a resposta é "depende", a regra ainda não existe.
• Exceções: compra emergencial, fornecedor único, item sem cadastro, pedido sem requisição, compra fora do orçamento. Cada uma precisa de um caminho próprio, senão vira o atalho por onde passa tudo.
• Tempo de processamento: a mediana de dias em cada etapa e a parcela de itens que passa de um limite aceitável. É esse número que mostra onde a automação rende mais.

O tempo de cada etapa sai das datas que o ERP já grava: inclusão da requisição, liberação, emissão e aprovação do pedido. Montar essa linha do tempo item a item é o mesmo trabalho que descrevemos em Power BI com Senior: como acompanhar requisições e pedidos de compra, e o raciocínio vale para qualquer ERP. Quando a aprovação acontece fora do sistema, por e-mail ou mensagem, essa data simplesmente não existe. Costuma ser o primeiro achado do mapeamento.

Quais aprovações podem ser automáticas?

Nem toda requisição precisa passar por uma pessoa. As que seguem uma regra clara e têm pouco a perder com uma decisão errada podem ser liberadas pelo próprio sistema, com registro:

• Itens de catálogo ou contrato: material com fornecedor, preço e condição já negociados, dentro da quantidade prevista no contrato.
• Valor abaixo da alçada mínima: compras pequenas de centros de custo com saldo de orçamento disponível.
• Reposição gerada pelo MRP ou pelo ponto de pedido: desde que a quantidade fique dentro de uma faixa em relação à média histórica. Fora dela, a requisição vai para análise.
• Pedido idêntico à cotação aprovada: quando o pedido sai com o mesmo fornecedor, preço e quantidade da cotação já aprovada, uma segunda aprovação só repete a primeira.

O restante continua com aprovação humana: valor alto, fornecedor novo, compra fora do orçamento, item sem histórico de preço. O artigo sobre agentes de IA no setor de compras detalha esse corte pelo risco da decisão. Aqui o ponto é outro: mesmo as aprovações que seguem humanas podem ter prazo, lembrete e substituto definidos pelo sistema.

Como evitar que a aprovação fique parada na caixa de alguém?

1. 1.Prazo por nível: cada aprovador tem um SLA, por exemplo dois dias úteis, contado a partir da chegada da requisição à fila dele.
2. 2.Lembrete antes do vencimento: na metade do prazo, o aprovador recebe um aviso por e-mail, Teams ou WhatsApp com os dados da compra e o link para aprovar, sem precisar entrar no ERP para descobrir o que está pendente.
3. 3.Escalonamento no vencimento: se o prazo acaba, a requisição segue para o substituto ou para o nível acima, e o requisitante é avisado. A regra precisa estar escrita na política de compras, senão o escalonamento vira motivo de atrito.
4. 4.Delegação por ausência: férias e viagens ficam registradas no sistema, e as aprovações vão para o substituto durante o período em vez de esperarem a volta.
5. 5.Devolução com motivo obrigatório: requisição reprovada ou devolvida volta com o motivo em campo próprio, para que o requisitante corrija e reenvie sem abrir outra.

ERPs como TOTVS Protheus, Senior e SAP têm controle de alçadas nativo, e boa parte dessas regras se configura no próprio sistema. O que costuma faltar são o lembrete, o escalonamento por prazo e o aviso fora do ERP. Essas peças podem ser montadas com uma ferramenta de fluxo, como o Power Automate, ou com uma integração via API que lê as pendências do ERP e dispara as mensagens. A aprovação em si deve continuar gravada no ERP, para que a trilha de auditoria fique em um lugar só.

Como acompanhar atrasos depois que o pedido foi emitido?

Uma requisição aprovada rápido ainda pode chegar tarde. A segunda metade da automação acompanha o pedido até o recebimento, com alertas baseados em datas que o sistema já conhece:

• Pedido sem confirmação: o fornecedor não confirmou o pedido em até dois dias úteis depois do envio.
• Entrega próxima sem sinal de embarque: faltam três dias para a data prometida e não há nota fiscal emitida nem aviso de expedição.
• Entrega vencida: a data prometida passou sem recebimento. O alerta vai para o comprador com o histórico de atrasos daquele fornecedor.
• Necessidade em risco: a data de necessidade da requisição, descontado o prazo do fornecedor, já ficou para trás enquanto a requisição ainda está em aprovação ou cotação. Esse alerta só funciona se a data de necessidade for obrigatória na requisição, o que muitas empresas não exigem.

Alerta também precisa de dono e de prioridade. Um e-mail diário com 200 pedidos atrasados é ignorado na segunda semana. A lista útil é curta, ordenada pelo impacto (o pedido que pode parar uma linha de produção vem antes do material de escritório) e mostra só o que mudou desde o último aviso.

Como isso aparece em números?

Os valores a seguir pertencem a uma empresa fictícia, montada só para mostrar a conta, sem relação com clientes ou projetos da Insight Pro. Ela recebe 400 requisições de compra por mês, aprovadas por e-mail, sem prazo nem lembrete. As datas do ERP mostram a mediana de cada etapa interna:

• Aprovação da requisição: 3 dias.
• Cotação e escolha do fornecedor: 5 dias.
• Emissão do pedido: 1 dia.
• Aprovação do pedido: 4 dias.

São 13 dias dentro de casa antes de o fornecedor receber o pedido, e 7 deles são espera por aprovação. O mapeamento mostra ainda que 45% das requisições são itens de contrato abaixo de R$ 3 mil, de centros de custo dentro do orçamento, e que quase nenhuma delas é reprovada.

Com aprovação automática para esse grupo e SLA de dois dias úteis, lembrete e escalonamento para o restante, a mediana da aprovação da requisição cai para 1 dia e a do pedido para 2. O ciclo interno passa de 13 para 9 dias. Há também o tempo dos compradores: se 30% das requisições geravam uma cobrança de status de uns 15 minutos, eram 120 cobranças e 30 horas por mês só para descobrir onde a compra estava. Com o status visível e os avisos automáticos, a maior parte dessas consultas desaparece. A conta serve como ordem de grandeza. O ganho real depende de quantas requisições cabem nas regras automáticas, e isso só aparece com os dados da própria empresa.

O que costuma dar errado?

• Alçada que copia o organograma: todo pedido passa por quatro níveis porque cada gestor quer ver. Cada nível precisa justificar o risco que controla.
• Aprovação fora do sistema: o diretor aprova por mensagem e alguém libera no ERP depois. O tempo medido sai errado e a trilha de auditoria perde quem de fato decidiu.
• Regra automática sem revisão: a faixa de valor e a lista de itens de contrato ficam congeladas por anos enquanto preços e contratos mudam.
• Emergência como rotina: se o caminho emergencial é mais rápido, todo mundo passa a ter emergência. Vale medir a parcela de compras emergenciais por área todo mês.
• Alerta sem responsável: o aviso chega a um grupo de e-mail, e cada pessoa supõe que outra vai tratar.

Se as requisições da sua empresa ainda esperam dias em caixas de e-mail, ou se a pergunta "onde está a minha compra?" consome parte do dia do time de compras, o ponto de partida é medir quanto do ciclo é pura espera. No diagnóstico gratuito de automação da Insight Pro, dentro do serviço de Automação de Processos, levantamos com os dados do seu ERP as etapas reais da requisição ao pedido, os responsáveis e as exceções de cada uma e o tempo gasto em cada fila. Depois indicamos quais aprovações podem ser automáticas, onde prazo e escalonamento resolvem e quais alertas de atraso valem a pena, com uma estimativa de dias e horas recuperados antes de qualquer contratação.