Conferência de nota fiscal com o pedido de compra: como automatizar

Para automatizar a conferência de nota fiscal com o pedido de compra, o sistema captura o XML da NF-e assim que o fornecedor a emite, encontra o pedido correspondente e compara item a item quantidade, preço unitário, impostos e condição de pagamento. O que fica dentro da tolerância segue sozinho para o recebimento, e só as divergências vão para uma pessoa, com motivo e responsável. Quando a carga chega, a quantidade contada entra como terceira ponta da comparação. O ganho principal é de tempo: a conferência sai da doca, com o caminhão esperando, e acontece antes de o material chegar. O que trava a automação raramente é a tecnologia. Costuma ser nota sem número de pedido, código do fornecedor sem vínculo com o código interno e unidade de medida diferente nos dois lados.

Por que a conferência manual atrasa o recebimento?

No modelo mais comum, a DANFE impressa chega junto com a carga. O conferente procura o pedido no ERP, compara linha a linha e, se algo não bate, liga para o comprador, que liga para o fornecedor. Enquanto isso, o caminhão ocupa a doca. Quando a diferença é de preço, a situação é pior: na doca se confere quantidade, e o preço acima do combinado costuma passar e só aparece no contas a pagar, se aparecer. As divergências que mais se repetem são estas:

• Preço unitário acima do pedido: reajuste não comunicado, tabela antiga no faturamento do fornecedor ou desconto negociado que não foi aplicado.
• Quantidade diferente: entrega a maior, parcial sem aviso ou na unidade errada, como caixas no lugar de unidades.
• Item trocado: produto similar ou código do fornecedor que não corresponde a nenhum item do pedido.
• Impostos: alíquota ou situação tributária diferente da esperada para a operação. Com a reforma tributária, CBS e IBS entram nessa conta, e o cadastro pesa ainda mais, como explicamos em NCM e classificação tributária com CBS e IBS.
• Condição comercial: prazo de pagamento ou modalidade de frete diferente da negociada.
• Nota sem pedido: a compra foi combinada por telefone e o pedido nunca existiu, ou foi criado depois só para dar entrada.

Como funciona a conferência automática, passo a passo?

1. 1.Capturar o XML na origem: em vez de esperar o PDF por e-mail, o ERP ou uma ferramenta de captura busca na SEFAZ as NF-e emitidas contra o CNPJ da empresa. O XML é o documento fiscal válido, e a DANFE é só a representação impressa dele.
2. 2.Ler a referência ao pedido: o layout da NF-e tem, em cada item, um campo para o número do pedido de compra (xPed) e outro para o número do item dentro do pedido (nItemPed). Com eles preenchidos, o vínculo é direto. Sem eles, a busca cai para fornecedor, produto e pedidos em aberto, com mais chance de casar o item errado.
3. 3.Traduzir código e unidade: o código do produto na nota é o do fornecedor. Uma tabela de amarração produto x fornecedor converte para o código interno, com o fator de unidade (caixa com 12 peças, quilo para metro).
4. 4.Comparar com tolerâncias: quantidade, preço unitário, valor total, impostos e condição de pagamento, cada um com sua regra.
5. 5.Classificar o resultado: a nota dentro das regras segue para o recebimento. A que diverge vira uma pendência com o motivo, enviada ao comprador do pedido, com prazo para resposta.
6. 6.Fechar com o recebimento físico: na doca, a contagem é cega, sem a quantidade da nota à vista. Só quando pedido, nota e contagem batem a entrada é lançada e o título fica liberado para pagamento.
7. 7.Registrar a manifestação do destinatário: a empresa informa à SEFAZ se confirma a operação ou se a desconhece, quando a nota não corresponde a nenhuma compra. Os prazos e o tipo de evento adequado a cada caso devem ser definidos com a área fiscal.

Quais tolerâncias usar na conferência?

Tolerância zero em tudo enche a fila de pendências por centavos de arredondamento, e o time passa a liberar tudo sem olhar. Tolerância larga demais deixa o reajuste passar. Um ponto de partida razoável, a combinar entre compras, recebimento e fiscal, é este:

• Preço unitário: diferença de arredondamento de poucos centavos por item, ou um percentual pequeno, como 0,5%. Acima disso, o comprador decide.
• Quantidade: exata para itens contados. Para material vendido por peso ou comprimento, como aço, granel e bobinas, uma faixa de alguns por cento, que costuma constar no próprio pedido.
• Impostos: sem tolerância na alíquota e na classificação. Divergência aí indica erro de cadastro ou de emissão, e não arredondamento.
• Nota sem pedido: nunca segue sozinha. Vai para análise e, se for recorrente com o mesmo fornecedor ou a mesma área, vira assunto de gestão.

Quanto tempo a automação devolve?

Para dar ordem de grandeza, considere uma operação imaginária, desenhada só para este texto e sem relação com qualquer cliente. Ela recebe 1.500 notas de compra por mês e gasta, em média, 12 minutos para conferir cada uma à mão, entre localizar o pedido, comparar as linhas e registrar o resultado. São 300 horas por mês. Depois da automação, as premissas são estas:

• 60% das notas (900): têm o pedido informado no XML e batem dentro das tolerâncias. São liberadas sem intervenção.
• 25% (375): casam pela amarração de produto, mas pedem uma revisão rápida de 4 minutos. São 25 horas.
• 15% (225): têm divergência real e levam 20 minutos de tratamento cada, entre análise e contato com o fornecedor. São 75 horas.

O total cai de 300 para 100 horas por mês. Com a hora a R$ 60, são cerca de R$ 12 mil mensais em tempo de equipe. O número que costuma surpreender, porém, é outro: se 3% das notas trouxessem preço acima do pedido, com diferença média de R$ 400, e metade disso passasse despercebida hoje, seriam cerca de R$ 9 mil por mês pagos a mais. Os percentuais variam muito de empresa para empresa. O mais sensível é a parcela de notas com o pedido informado no XML, porque é ela que define quanto entra no fluxo automático.

O que precisa estar arrumado antes de automatizar?

• Pedido antes da nota: se boa parte das compras ganha pedido só depois de a nota chegar, não há o que conferir. Esse é um problema do fluxo de aprovação, tratado em como automatizar aprovações de compras e acompanhar atrasos.
• Fornecedor preenchendo o pedido na nota: inclua no pedido enviado a orientação para informar número e item nos campos próprios do XML, e não só nas informações adicionais. Meça o percentual por fornecedor e cobre os maiores.
• Cadastro confiável: amarração produto x fornecedor, unidades e fatores de conversão corretos e classificação fiscal revisada. Códigos duplicados e unidades erradas derrubam a taxa de conferência automática, como mostramos no artigo sobre cadastro de materiais.
• Dono para cada tipo de pendência: preço vai para o comprador, imposto para o fiscal, quantidade para o recebimento. Pendência sem dono fica parada do mesmo jeito que ficava na doca.

Usar o ERP, uma ferramenta de captura ou uma integração própria?

Boa parte dos ERPs de mercado, como TOTVS Protheus, Senior e SAP, tem rotinas nativas ou complementares para importar o XML e conferir contra o pedido, e existem ferramentas especializadas em captura e gestão de documentos fiscais. Quando o ERP já resolve a comparação, o caminho é configurar regras e tolerâncias nele, para que a trilha de auditoria fique em um lugar só. A lacuna costuma estar em volta: o aviso ao comprador com prazo, a fila de pendências visível para todos e os indicadores. Essas peças podem ser montadas com uma ferramenta de fluxo ou uma integração via API que lê as pendências do ERP, sem tirar dele a decisão final.

Quais indicadores acompanhar?

• Taxa de conferência automática: percentual de notas liberadas sem intervenção. É o número que mostra se a automação está rendendo.
• Notas com pedido no XML, por fornecedor: aponta com quem conversar primeiro.
• Divergências por tipo e por fornecedor: preço, quantidade, imposto e item. Esse histórico alimenta a avaliação de fornecedores com um dado objetivo.
• Tempo de tratamento das pendências: do alerta à decisão, por responsável.
• Valor de divergência de preço barrado: o que deixou de ser pago a mais, somado por mês.

Se o seu recebimento ainda depende de conferir a DANFE impressa com o caminhão na doca, ou se diferenças de preço só aparecem quando o boleto vence, solicite um diagnóstico do seu fluxo de recebimento. No diagnóstico gratuito da Insight Pro, dentro do serviço de Automação de Processos, analisamos uma amostra das suas notas de compra contra os pedidos do ERP, medimos quantas trazem o pedido no XML, quais divergências se repetem e com quais fornecedores, e mostramos quanto da conferência pode ser automática antes de qualquer investimento.