DRE gerencial no Power BI: como montar direto do ERP

Para montar a DRE gerencial no Power BI direto do ERP, são três peças: os lançamentos do razão contábil extraídos do banco do ERP, uma tabela de-para que liga cada conta do plano de contas a uma linha da DRE, e uma tabela de estrutura que define a ordem, o sinal e os subtotais dessas linhas. Com isso, uma única medida DAX calcula as linhas de detalhe e os subtotais, e a DRE atualiza sozinha a cada carga, sem a planilha de fechamento montada à mão todo mês. O trabalho técnico é a parte menor. O que define se a DRE vai ser usada é o de-para: quem mantém, como trata conta nova e como confere o resultado contra o balancete.

De onde vêm os dados da DRE dentro do ERP?

A base mais segura é o razão contábil, a tabela de lançamentos com data, conta, centro de custo, filial, débito e crédito. Ele já reúne o que veio de faturamento, compras, folha e financeiro, e é o mesmo dado que a contabilidade fecha. Partir dele faz o resultado do Power BI bater com o balancete desde o primeiro dia, o que dá credibilidade ao painel. As outras fontes entram como complemento:

• Plano de contas: código, descrição, natureza (receita, custo, despesa) e nível de cada conta. É a tabela que recebe o de-para para as linhas gerenciais.
• Centros de custo e filiais: permitem abrir a DRE por unidade, área ou projeto, desde que os lançamentos venham com esse campo preenchido.
• Faturamento e notas de saída: quando a diretoria quer a receita e o CMV abertos por produto, cliente ou vendedor, nível que o razão normalmente não guarda.
• Orçamento: a meta mensal por conta ou por linha da DRE, para mostrar o realizado contra o orçado.

Abrir a receita por produto a partir do faturamento é útil, mas exige uma conciliação: o total do faturamento precisa bater com a conta de receita do razão no mesmo mês. Diferenças por devolução, cancelamento ou nota emitida num mês e contabilizada no outro aparecem aqui primeiro. Já detalhamos as causas mais comuns dessa divergência em por que os números do Power BI não batem com o ERP.

Como estruturar o modelo no Power BI?

1. 1.Tabela de lançamentos: uma linha por lançamento, com data de competência, conta, centro de custo, filial e um campo de valor já com o sinal do resultado (crédito menos débito nas contas de resultado). Assim a receita entra positiva e custos e despesas entram negativos.
2. 2.Plano de contas com de-para: cada conta analítica recebe a linha da DRE gerencial a que pertence. Essa coluna é mantida pela controladoria, em uma planilha controlada ou em uma tabela no próprio banco, e não por quem desenvolve o painel.
3. 3.Estrutura da DRE: uma tabela pequena com o nome de cada linha, a ordem de exibição, o tipo (linha de conta ou subtotal) e o nível de recuo. É ela que vira as linhas da matriz.
4. 4.Calendário e dimensões: tabela de datas por competência, filiais e centros de custo, ligadas aos lançamentos em relacionamentos um para muitos.

O relacionamento fica em cadeia: a estrutura filtra o plano de contas, que filtra os lançamentos. Escolher uma linha da DRE na matriz filtra só as contas ligadas a ela. Uma regra simples evita a maior parte dos problemas: toda conta de resultado precisa ter linha no de-para. Conta nova sem linha some da DRE em silêncio, então vale criar uma página de auditoria que liste contas com movimento e sem de-para, e conferir essa página em todo fechamento.

Como calcular as linhas e os subtotais em DAX?

Numa DRE, cada subtotal é a soma de todas as linhas de conta que vêm antes dele: a receita líquida soma receita bruta e deduções, o lucro bruto soma tudo isso mais o CMV, e assim por diante. Com o sinal já correto nos lançamentos, uma medida resolve as duas situações:

Valor DRE =
VAR OrdemLinha = SELECTEDVALUE ( 'Estrutura DRE'[Ordem] )
VAR TipoLinha = SELECTEDVALUE ( 'Estrutura DRE'[Tipo] )
RETURN
    SWITCH (
        TipoLinha,
        "Conta", SUM ( Lancamentos[Valor] ),
        "Subtotal",
            CALCULATE (
                SUM ( Lancamentos[Valor] ),
                REMOVEFILTERS ( 'Estrutura DRE' ),
                'Estrutura DRE'[Ordem] <= OrdemLinha,
                'Estrutura DRE'[Tipo] = "Conta"
            )
    )

O REMOVEFILTERS é o que faz o subtotal funcionar: sem ele, o filtro da própria linha de subtotal na matriz continuaria ativo e o resultado viria em branco. A análise vertical, o percentual de cada linha sobre a receita líquida, sai de uma segunda medida que divide o Valor DRE pelo mesmo cálculo forçado para a linha de receita líquida. Para o realizado contra o orçado, a tabela de orçamento se liga ao mesmo plano de contas e à mesma estrutura, e a matriz ganha uma coluna de desvio. Linhas percentuais, como margem bruta, ficam melhor como medidas separadas do que como linhas da estrutura, porque não somam como as demais.

Como garantir que a DRE do Power BI bata com a contabilidade?

A DRE gerencial só ganha a confiança da diretoria quando o resultado líquido dela é igual ao do balancete no mesmo período, com a diferença explicada linha a linha. As causas de divergência se repetem de empresa para empresa:

• Lançamentos de encerramento: no fim do exercício, a contabilidade zera as contas de resultado contra o patrimônio líquido. Se esses lançamentos entram no modelo, a DRE de dezembro ou do ano fechado aparece zerada. Eles precisam ser filtrados pelo lote ou pelo tipo de lançamento.
• Data de lançamento em vez de competência: um ajuste lançado em novembro com competência de outubro muda o mês em que o valor aparece. A DRE deve usar a competência.
• Contas sem de-para: valor com movimento que não chega a nenhuma linha. A página de auditoria resolve.
• Rateios feitos fora do ERP: quando a distribuição das despesas administrativas entre filiais é feita numa planilha, essa regra precisa entrar no modelo de forma documentada, senão a DRE por filial nunca fecha com o total.
• Mês ainda aberto: antes do fechamento contábil, a DRE mostra um resultado parcial. Uma indicação visível de período fechado ou em aberto evita que alguém leve um número provisório para a reunião.

Como isso aparece num caso concreto?

O cenário a seguir é inventado para este artigo e não descreve nenhum cliente. Uma indústria com duas filiais fecha a DRE do mês em uma planilha montada a partir de relatórios exportados do ERP, processo que leva quatro dias úteis depois do fechamento contábil. Premissas: receita líquida de R$ 3,2 milhões no mês, CMV de R$ 2,1 milhões, despesas administrativas de R$ 420 mil rateadas entre as filiais pela receita de cada uma. Ao montar o modelo, o primeiro balanço contra o balancete mostrou R$ 38 mil de diferença no resultado. A causa foi uma conta de despesa com frete criada em agosto que não estava no de-para da planilha, ou seja, a DRE manual já vinha omitindo esse valor havia três meses. Com o modelo no ar, a DRE fica pronta no dia seguinte ao fechamento, a conta nova aparece na página de auditoria antes de distorcer o resultado e a abertura por filial mostra que a margem de contribuição de uma delas cai quando o frete é atribuído a quem de fato o gerou.

Quanto tempo leva e o que costuma travar?

Em um cenário típico de um ERP e um plano de contas estável, a primeira versão da DRE gerencial leva de três a seis semanas, das quais boa parte vai na validação do de-para com a controladoria e na conciliação com o balancete, e não no Power BI em si. Os pontos que mais atrasam são o acesso de leitura ao banco do ERP, planos de contas que mudaram ao longo dos anos (o que pede um de-para por período) e rateios que só existem na cabeça de quem fecha a planilha. Para quem roda Protheus, o mapeamento das tabelas contábeis e de faturamento segue a mesma lógica que descrevemos em Power BI com TOTVS Protheus.

Se a DRE da sua empresa ainda depende de exportar relatórios e montar planilha a cada fechamento, ou se o Power BI financeiro já existe mas ninguém confia no número, solicite um diagnóstico do seu BI financeiro. No diagnóstico gratuito da Insight Pro, dentro do serviço de Business Intelligence, avaliamos as tabelas contábeis disponíveis no seu ERP, revisamos o plano de contas e os rateios em uso, conferimos uma amostra do resultado contra o balancete e entregamos o desenho da DRE gerencial com prazo e investimento estimados.