Power BI para distribuidoras: como analisar margem por produto, cliente e vendedor

Para analisar margem por produto, cliente e vendedor no Power BI para distribuidoras, a base precisa estar no nível do item da nota fiscal: cada linha com preço de tabela, desconto concedido, impostos, custo da mercadoria na data da venda e as devoluções ligadas à nota original. Com essa linha montada, margem por produto, por cliente e por vendedor viram três cortes da mesma tabela, e os totais batem entre si. O que costuma travar a análise não é o Power BI. É a origem do custo e do desconto: custo médio do fechamento aplicado a vendas do mês inteiro, desconto lançado no rodapé da nota sem rateio entre os itens, bonificação misturada com venda.

Por que o relatório de margem do ERP não mostra quem dá lucro?

O relatório padrão do ERP costuma trazer a margem bruta por nota ou por produto, calculada com o custo do momento da emissão. Ele diz quanto a empresa ganhou no mês, mas raramente diz por quê. Quando o vendedor dá um desconto extra para fechar o pedido, quando o cliente devolve parte da carga no mês seguinte ou quando a bonificação sai em nota separada, a margem real daquela venda fica espalhada em documentos diferentes, e ninguém junta as peças.

Há também o efeito da média. Uma margem de 22% na empresa pode vir de uma linha de produtos a 35% sustentando outra a 8%, e de um grupo de clientes que compra quase só itens de margem baixa, com desconto adicional. Enquanto o número fica agregado, a conversa comercial gira em torno de volume e a pergunta sobre quem paga a conta nem aparece.

Que dados a análise de margem precisa reunir?

• Itens das notas de saída: produto, quantidade, preço de tabela, preço praticado, desconto no item e a parte do desconto de rodapé que cabe a ele, com cliente, vendedor, filial e data.
• Custo da mercadoria na data da venda: o custo médio do ERP no dia da emissão, ou o custo de reposição, se for esse o critério da empresa. Custo atual aplicado ao histórico distorce qualquer comparação entre meses.
• Impostos sobre a venda: ICMS, PIS e Cofins descontados da receita bruta pela mesma regra usada pela controladoria. ICMS-ST e IPI, quando existem, são cobrados do cliente por conta do imposto e precisam ficar fora da receita para não inflar a margem.
• Devoluções: notas de entrada de devolução ligadas à nota de venda original, para que o estorno caia no produto, no cliente e no vendedor certos.
• Bonificações e verbas: mercadoria enviada sem cobrança, verbas de encarte e acordos comerciais com redes, registrados como custo do cliente que os recebeu.
• Custos variáveis: a comissão de cada vendedor e, quando já existir, o frete por pedido.

Quase tudo isso já está no ERP. A dificuldade está nas ligações: o desconto de rodapé precisa ser rateado entre os itens (normalmente pelo valor de cada um), a devolução precisa apontar para a nota original e o custo precisa ser o do dia, não o do fechamento. Quando essas regras ficam espalhadas em etapas do Power Query e em medidas DAX escritas às pressas, cada relatório acaba com a sua própria versão da margem.

Como montar o modelo no Power BI?

O modelo que funciona tem uma tabela fato no nível do item de nota, com receita bruta, desconto, impostos, custo e comissão já calculados em colunas, cercada pelas dimensões de produto, cliente, vendedor, filial e calendário. As devoluções entram na mesma fato como linhas negativas, com o cliente e o vendedor da venda original. Com a regra resolvida na camada de dados, as medidas do relatório ficam curtas:

Receita Liquida =
SUM ( fVendas[ReceitaBruta] ) - SUM ( fVendas[Desconto] ) - SUM ( fVendas[Impostos] )

Margem Contribuicao =
[Receita Liquida] - SUM ( fVendas[CMV] ) - SUM ( fVendas[Comissao] ) - SUM ( fVendas[Frete] )

Margem Contribuicao % =
DIVIDE ( [Margem Contribuicao], [Receita Liquida] )

Os nomes de tabela e coluna são de um modelo de exemplo. O ponto importante é que a margem percentual seja sempre a razão dos totais, e nunca a média dos percentuais de cada nota, um erro frequente que detalhamos em como usar IA para escrever DAX sem quebrar o modelo.

O que olhar na margem por produto?

Por produto, a primeira pergunta é se a margem baixa vem da tabela de preço ou do desconto. Para responder, vale separar, para cada item ou família, a margem de tabela (preço de lista menos custo) da margem realizada. Um item com 30% de margem de tabela que realiza 12% tem um problema de negociação. Um item que já nasce com 10% na tabela tem um problema de preço ou de custo de compra, e a conversa é com compras, não com vendas. Ao lado disso, uma curva da margem em reais acumulada mostra quantos itens geram a maior parte do resultado, que nem sempre são os que mais faturam.

E na margem por cliente?

No cliente, a receita líquida precisa descontar tudo o que foi negociado com ele: desconto em nota, bonificação, verba e, quando a empresa calcula o custo financeiro, o prazo de pagamento estendido. O resultado costuma separar três grupos: clientes grandes com desconto alto e margem apertada, clientes médios que sustentam a margem da empresa e clientes pequenos de margem boa, mas que podem ser caros de atender. Para este último grupo, a margem de contribuição só fica completa com o custo de entrega, que tratamos em custo logístico por pedido, cliente e rota.

Como comparar vendedores de forma justa?

Ranking por faturamento premia quem vende com desconto. Ranking por margem em reais premia quem herdou a carteira mais rentável, com ou sem mérito. A comparação mais justa coloca lado a lado o desconto concedido (em percentual do preço de tabela), a margem realizada e o mix vendido. Um vendedor que atende só redes vai ter margem menor que outro que atende varejo pequeno, mesmo negociando melhor. Por isso ajuda medir, para cada vendedor, a diferença entre a margem de tabela dos produtos que ele vendeu e a margem que ele de fato realizou: essa diferença é o que ele concedeu.

Como isso aparece em números?

Os dois vendedores abaixo são hipotéticos, com valores redondos montados só para este texto e sem ligação com nenhum cliente da Insight Pro. Todos os valores estão sem impostos sobre a venda, e a comissão é de 3% da receita líquida para os dois.

• Vendedora A: R$ 550 mil a preço de tabela, R$ 50 mil de desconto (9,1%), R$ 500 mil de receita líquida, R$ 410 mil de custo da mercadoria e R$ 15 mil de comissão. Margem de contribuição de R$ 75 mil, ou 15%.
• Vendedor B: R$ 420 mil a preço de tabela, R$ 20 mil de desconto (4,8%), R$ 400 mil de receita líquida, R$ 300 mil de custo da mercadoria e R$ 12 mil de comissão. Margem de contribuição de R$ 88 mil, ou 22%.

No ranking de faturamento, A lidera com folga. Na margem de contribuição, B entrega R$ 13 mil a mais vendendo R$ 100 mil a menos. A diferença tem duas origens, e só uma delas depende da vendedora. O mix: os produtos que A vendeu têm margem de tabela de 25,5%, contra 28,6% dos produtos de B. E o desconto: se A tivesse concedido os mesmos 4,8% de B, cerca de R$ 26 mil em vez de R$ 50 mil, a margem dela subiria pouco mais de R$ 23 mil e ela passaria B. A conversa com A, portanto, é sobre desconto. A conversa sobre mix é com a gestão comercial, que define carteira e tabela. Também pode ser que o desconto extra tenha sido o preço de entrar numa rede importante; o painel não fecha essa questão, mas faz com que ela seja feita.

Quais cuidados evitam conclusões erradas?

• Critério da devolução registrado: lançar a devolução no mês da venda original é mais justo para avaliar vendedor e cliente; lançar no mês da devolução é o que bate com a contabilidade. Os dois são válidos, desde que o painel deixe claro qual está usando.
• Bonificação dentro da análise: se a mercadoria bonificada sai em nota separada e fica fora do painel, o cliente que mais recebe bonificação parece o mais rentável.
• Conferência com o fechamento: receita líquida e custo da mercadoria do painel precisam bater com o fechamento contábil do mês, ou ter a diferença explicada. É a primeira coisa que a controladoria vai checar.
• Acesso por perfil: margem e custo são informações sensíveis. Com segurança em nível de linha no Power BI, cada vendedor vê a própria carteira e o gerente vê a equipe, mas isso precisa ser desenhado junto com o modelo, não depois.

Se a sua distribuidora acompanha o faturamento por vendedor todos os dias e só vê a margem no fechamento, e ainda assim pelo número da empresa inteira, vale testar o que muda quando a margem desce ao item da nota. Na avaliação gratuita de painel de rentabilidade da Insight Pro, ligada ao serviço de Business Intelligence, localizamos onde estão preço de tabela, desconto, custo, devolução e bonificação no seu ERP, mostramos um protótipo de margem por produto, cliente e vendedor com uma amostra dos seus dados e listamos as regras que precisam ser fechadas com a controladoria antes de qualquer proposta.