Saneamento de cadastro de materiais: como códigos duplicados e unidades erradas prejudicam compras e estoque

Códigos duplicados e unidades de medida erradas prejudicam compras e estoque porque levam o ERP a tratar um mesmo material como se fossem vários, ou a contar o mesmo material em escalas diferentes. O efeito aparece em quatro pontos: o saldo de um código fica parado enquanto o outro é comprado, o volume negociado com fornecedores se divide em históricos menores, o MRP calcula a necessidade sobre um saldo incompleto e os indicadores de giro e cobertura deixam de representar o item. O saneamento de cadastro de materiais é o trabalho de localizar esses registros, decidir qual código permanece, corrigir unidades e fatores de conversão e mudar a forma como itens novos são criados, para que a base não volte ao estado anterior em poucos meses.

Por que o cadastro de materiais se degrada com o tempo?

Quase nenhum cadastro nasce ruim. Ele piora aos poucos, por motivos conhecidos. Várias pessoas criam itens, cada uma com seu jeito de descrever. A descrição é um campo de texto livre, e o mesmo rolamento entra como "ROLAMENTO 6205 ZZ" em um dia e como "ROL RIG ESF 6205-2Z" em outro, porque fabricantes diferentes usam sufixos diferentes para a mesma blindagem. A busca do ERP não encontra o item existente, o comprador precisa emitir o pedido hoje, e criar um código novo leva dois minutos.

Outros eventos aceleram o desgaste: a incorporação de uma filial que trazia a própria codificação, uma migração de ERP feita com carga em massa, a manutenção cadastrando peças de reposição às pressas durante uma parada. Como o cadastro raramente tem um dono, ninguém percebe o acúmulo até que um inventário, uma auditoria ou um projeto de BI mostre o tamanho dele.

Como códigos duplicados prejudicam compras e estoque?

• Compra de material que já existe: o saldo está no código A e a requisição chega no código B. O sistema enxerga estoque zerado e gera a compra, enquanto o material do outro código envelhece na prateleira.
• Volume fragmentado na negociação: o gasto do item aparece dividido em dois ou três históricos, cada um pequeno demais para chamar atenção. O comprador negocia sem saber o volume real e perde o argumento de escala.
• Preços diferentes para a mesma peça: cada código guarda o seu último preço e, muitas vezes, o seu fornecedor. A diferença só aparece quando alguém coloca os dois lado a lado.
• Parâmetros de reposição em dobro: cada código tem estoque de segurança, ponto de pedido e lote mínimo próprios. A empresa mantém duas reservas para a mesma demanda.
• Indicadores que não representam o item: giro, cobertura e curva ABC são calculados por código. Um item de classe A dividido em dois pode aparecer como dois itens de classe B e sair da lista de prioridades.

E o que as unidades de medida erradas provocam?

A maioria dos ERPs trabalha com uma unidade de estoque e uma unidade de compra, ligadas por um fator de conversão. Quando essa relação está errada, o erro não fica restrito a um pedido: ele se repete em toda entrada, toda baixa e todo cálculo de custo do item.

• Fator de conversão errado: a caixa tem 12 peças e o cadastro diz 10. A cada caixa recebida, duas peças entram no almoxarifado sem entrar no sistema, e o inventário diverge sempre para o mesmo lado.
• Unidade do pedido diferente da unidade da nota: o pedido sai em unidades e o fornecedor fatura em caixas. Sem a conversão correta, o recebimento ajusta na mão, e um pedido de 100 unidades pode virar a entrada de 100 caixas.
• Duplicados com unidades diferentes: um código controla a barra de aço em quilos e o outro em peças. Os saldos nem sequer podem ser somados sem uma regra de conversão que ninguém registrou.
• Unidade genérica: cabo elétrico cadastrado em "UN" quando a compra é por metro, ou um kit cadastrado como peça. A quantidade perde o sentido para quem planeja.
• Custo médio distorcido: uma entrada lançada na unidade errada altera o custo médio do item, e o efeito segue para o valor do estoque e para o custo do produto.

Como identificar duplicados e unidades erradas na base?

1. 1.Extrair o cadastro com os dados de uso: código, descrição, unidade, fator de conversão, grupo, NCM, código do fabricante, data de criação, data do último movimento, saldo e último preço. Sem os dados de uso, não há como priorizar.
2. 2.Normalizar as descrições: tudo em maiúsculas, sem acentos, sem pontuação e sem espaços repetidos, com as abreviações mais comuns expandidas (ROL para ROLAMENTO, PARAF para PARAFUSO) e as medidas escritas em um formato único.
3. 3.Buscar coincidências em atributos fortes: dois itens com o mesmo código de fabricante, o mesmo código de barras ou o mesmo código do item no fornecedor são os duplicados de maior certeza e devem ser tratados primeiro.
4. 4.Comparar descrições parecidas: uma comparação aproximada de texto (fuzzy matching) dentro do mesmo grupo e da mesma NCM gera pares candidatos com uma nota de semelhança. É uma lista de suspeitos, não um veredito: "PARAFUSO M8X30" e "PARAFUSO M8X80" diferem em um caractere e são itens diferentes.
5. 5.Testar as unidades pelo preço: para cada item, comparar o preço unitário das notas de entrada ao longo do tempo. Saltos próximos de 6, 10, 12, 100 ou 1.000 vezes costumam indicar troca de unidade ou fator errado. O mesmo teste vale entre os dois códigos de um par suspeito.
6. 6.Validar com quem conhece o material: almoxarifado, manutenção ou engenharia confirmam cada par antes de qualquer unificação. Juntar dois itens diferentes causa mais prejuízo que manter dois códigos para o mesmo item.

Modelos de linguagem ajudam nas etapas 2 e 4: expandem abreviações, separam atributos que estão misturados na descrição (tipo, medida, material, norma) e sugerem pares que uma comparação de caracteres não encontraria. A decisão de unificar continua com uma pessoa da área técnica, pelo mesmo motivo do parafuso acima.

Quanto um par de códigos duplicados pode custar?

Segue um caso construído para este artigo. A indústria e os valores são inventados, servem para mostrar a ordem de grandeza e não descrevem nenhum cliente. O rolamento 6205 aparece duas vezes no cadastro:

• Código A, "ROLAMENTO 6205 ZZ": unidade UN, saldo de 140 unidades, estoque de segurança de 40, último preço de R$ 18,00, sem movimento há 14 meses.
• Código B, "ROL RIG ESF 6205-2Z": unidade CX (caixa com 10), saldo de 3 caixas, estoque de segurança de 5 caixas, último preço de R$ 210,00 a caixa, comprado de outro fornecedor.

A manutenção requisita sempre pelo código B, cerca de 20 rolamentos por mês. Como o saldo de 3 caixas está abaixo do estoque de segurança, o sistema sugere repor 6 caixas, um pedido de R$ 1.260. No código A, as 140 unidades paradas valem R$ 2.520 e cobririam sete meses de consumo. Somados, os dois códigos têm 170 rolamentos em estoque, oito meses e meio de uso, e a empresa está prestes a comprar mais 60.

O par também revela dois problemas menores. O preço por unidade no código B é de R$ 21,00, quase 17% acima dos R$ 18,00 do código A, o que dá R$ 720 por ano no consumo atual. E os estoques de segurança somados chegam a 90 unidades, quatro meses e meio de consumo reservados para um item de catálogo. Repare ainda na razão entre os dois últimos preços, 210 dividido por 18, perto de 11,7: é esse tipo de salto, próximo de 10, que o teste de preço do passo 5 usa para denunciar unidades diferentes no mesmo material.

Um rolamento não justifica um projeto. A repetição justifica. Se essa mesma indústria confirmar 300 códigos duplicados sem movimento, com saldo médio de R$ 1.900 em cada um, serão R$ 570 mil em material que ela já possui e continua comprando com outro código.

Como sanear o cadastro sem parar a operação?

1. 1.Priorizar pelo impacto: começar pelos itens com saldo ou movimento nos últimos 24 meses e pelas classes A e B. Itens sem saldo e sem uso há anos são apenas inativados, sem análise individual.
2. 2.Definir o código que permanece: em geral, o que tem mais histórico de movimento e mais vínculos com estruturas de produto e contratos. A regra precisa estar escrita, para que duas pessoas cheguem à mesma escolha.
3. 3.Tratar o código que sai: ele não deve ser excluído, porque carrega histórico e documentos fiscais. O caminho é bloqueá-lo para novas requisições e compras, transferir o saldo para o código que fica pelo procedimento aceito pela controladoria e pelo fiscal, e substituí-lo em estruturas, contratos e pedidos em aberto.
4. 4.Corrigir unidades e fatores com data marcada: alterar a unidade de um item com saldo e histórico é delicado, e alguns ERPs bloqueiam ou restringem essa mudança. Conforme o sistema, a saída é ajustar o fator em uma data de corte, com inventário do item, ou criar um código novo com a unidade correta e encerrar o antigo.
5. 5.Registrar o de-para: uma tabela com código antigo, código novo, fator de conversão e data da unificação. É ela que permite ao BI somar o histórico dos dois códigos e manter contínuas as séries de consumo e de gasto.
6. 6.Avisar quem usa: almoxarifado, manutenção, produção e compras recebem a lista dos códigos encerrados e dos substitutos antes da virada, e as etiquetas das prateleiras são trocadas.

Como evitar que os duplicados voltem?

Sem mudança no processo de criação, um mutirão de limpeza compra um ou dois anos de cadastro bom. O que sustenta o resultado são poucas regras, aplicadas sempre:

• Padrão de descrição por família: nome básico seguido dos atributos em ordem fixa (para rolamentos: tipo, referência, vedação), sem abreviação livre.
• Campos obrigatórios: unidade de estoque, unidade de compra, fator de conversão, grupo, NCM e, quando existir, código do fabricante.
• Busca antes da criação: a solicitação de um item novo passa por uma checagem de semelhança com o que já existe, e o solicitante vê os candidatos antes de continuar.
• Um responsável pelo cadastro: uma pessoa ou célula aprova cada criação, com prazo curto de resposta. Se a aprovação demora dias, a urgência encontra um jeito de contorná-la.
• Monitoramento contínuo: um painel com itens criados por mês, pares suspeitos novos, itens com saldo e sem movimento, e itens sem NCM ou sem fator de conversão.

Esse monitoramento usa a mesma lógica dos testes de lead time, lote e pedidos em aberto descritos em como investigar cadastros e parâmetros quando o MRP recomenda compras erradas: cada teste gera uma lista de exceções com dono, e a quantidade de exceções ao longo dos meses mostra se a base melhora ou só foi limpa uma vez.

Se o seu time procura um material no ERP e encontra três códigos, ou se o inventário diverge sempre nos itens comprados em caixa e consumidos em unidade, vale medir o problema antes de montar um mutirão. No diagnóstico gratuito de qualidade dos dados da Insight Pro, ligado ao serviço de Engenharia de Dados, analisamos uma extração do seu cadastro de materiais e estimamos quantos duplicados e unidades inconsistentes existem, quanto saldo está preso neles e por quais famílias começar. O mapa fica com a sua empresa, siga ou não para um projeto.