Seu MRP recomenda compras erradas? Como investigar cadastros e parâmetros

Quando o MRP recomenda compras erradas, a causa quase nunca está no algoritmo. O cálculo é simples e determinístico: parte da demanda, explode a estrutura de produto, desconta o saldo disponível e os pedidos em aberto, soma o estoque de segurança, arredonda pelo lote e recua a data pelo lead time. Se a sugestão sai errada, algum desses dados está errado. A investigação, portanto, não começa trocando o sistema nem ajustando a sugestão na mão, e sim pegando uma recomendação suspeita e refazendo a conta linha a linha até encontrar o cadastro ou o parâmetro que a distorceu.

Como o MRP chega a uma sugestão de compra?

Vale ter a conta à vista, porque cada etapa depende de um cadastro diferente. A necessidade bruta vem do plano de produção multiplicado pela quantidade de cada componente na estrutura, acrescida do fator de perda. A necessidade líquida é a bruta mais o estoque de segurança, menos o saldo disponível e menos os recebimentos já programados (pedidos de compra e ordens de produção em aberto). Se o resultado for positivo, o MRP aplica a política de lote (lote mínimo, múltiplo de compra ou lote fixo) e posiciona a data de emissão do pedido descontando o lead time do item.

Em outras palavras, uma sugestão de compra depende de pelo menos seis fontes: plano ou previsão de demanda, estrutura de produto, saldos por armazém, pedidos em aberto, parâmetros de lote e estoque de segurança, e lead time. Basta uma delas estar desatualizada para a sugestão sair errada, e o sistema não avisa, porque do ponto de vista dele a conta fechou.

Quais cadastros e parâmetros costumam distorcer o MRP?

• Lead time desatualizado: o prazo cadastrado no item ou no fornecedor foi definido anos atrás e nunca revisado. Se o cadastro diz 15 dias e o fornecedor entrega em 40, a sugestão aparece tarde e vira compra urgente. Se diz 60 e o real é 20, o pedido é emitido cedo demais e o material fica parado semanas antes do uso.
• Lote mínimo e múltiplo de compra: um múltiplo de 5.000 cadastrado para um item que o fornecedor vende em caixas de 500 obriga o MRP a arredondar qualquer necessidade para cima. É uma das origens mais comuns de estoque parado em itens de baixo giro.
• Saldo que não deveria contar, ou que deveria: armazéns de quarentena, de material rejeitado, de terceiros ou de devolução da produção podem estar marcados de forma errada como disponíveis (ou indisponíveis) para o cálculo. Divergências de inventário entram direto na conta.
• Pedidos em aberto que não vão chegar: pedidos antigos com saldo residual que ninguém encerrou, pedidos com data vencida há meses ou pedidos duplicados. O MRP os trata como material a caminho e deixa de sugerir a compra que de fato era necessária.
• Estrutura de produto errada: quantidade por unidade desatualizada, revisão antiga da estrutura ainda ativa, fator de perda exagerado ou componente substituído que continua cadastrado.
• Unidade de medida e fator de conversão: a estrutura consome em metros e a compra é em rolos, ou o consumo é em unidades e o pedido em caixas, com fator de conversão errado. O erro se multiplica por todo o plano.
• Estoque de segurança sem critério: um número digitado uma vez, sem relação com a variação da demanda e do prazo do fornecedor, que infla ou esvazia todas as sugestões do item.
• Demanda duplicada: previsão de vendas e pedidos firmes somados em vez de um consumir o outro, ou pedidos cancelados que continuam abertos no sistema.

Como investigar uma sugestão suspeita passo a passo?

1. 1.Escolher o caso: uma sugestão que o comprador desconfiou, de preferência de um item relevante em valor. Investigar o item que mais incomoda costuma revelar regras que afetam dezenas de outros.
2. 2.Rastrear a origem da necessidade: usar a consulta de origem da demanda do ERP (o chamado pegging) para ver quais ordens, pedidos de venda ou linhas de previsão geraram a necessidade, e em quais datas.
3. 3.Conferir a explosão da estrutura: para cada produto acabado que gerou a demanda, verificar a quantidade do componente, a revisão ativa, a unidade de medida e o fator de perda.
4. 4.Conferir o saldo considerado: comparar o saldo que o MRP usou com o saldo físico por armazém e confirmar quais armazéns entram e quais ficam fora do cálculo.
5. 5.Conferir os recebimentos programados: listar os pedidos em aberto do item, com data, quantidade pendente e data da última movimentação. Pedido sem movimento há meses merece uma ligação ao fornecedor antes de qualquer outra coisa.
6. 6.Conferir os parâmetros: lead time, lote mínimo, múltiplo, política de lote e estoque de segurança, comparando cada um com o histórico real de pedidos e entregas.
7. 7.Refazer a conta com os dados corrigidos: se a nova sugestão fizer sentido para o comprador e para o planejamento, a causa foi encontrada. Corrija o cadastro na origem, e não a sugestão, ou o problema volta na próxima rodada.

Como fica a investigação em números?

O caso a seguir foi montado só para mostrar o raciocínio: a fábrica, o item e os valores são hipotéticos, e nenhum deles vem de cliente da Insight Pro. O MRP sugere comprar 5.000 tampas plásticas a R$ 3,50, um pedido de R$ 17.500. O plano prevê 3.000 unidades do produto acabado nas próximas quatro semanas, e o comprador estranha o volume, porque o consumo costuma girar em torno de 750 tampas por semana. A conta do sistema foi esta:

• Necessidade bruta: 3.000 produtos × 2 tampas × 1,05 de perda = 6.300 tampas.
• Estoque de segurança: 1.500 tampas.
• Saldo disponível: 1.200 tampas no almoxarifado principal.
• Pedido em aberto: 2.000 tampas com entrega confirmada dentro do horizonte.
• Necessidade líquida: 6.300 + 1.500 − 1.200 − 2.000 = 4.600, arredondada pelo múltiplo de 5.000 para uma sugestão de 5.000.

A investigação encontra três problemas. A estrutura ativa ainda é a revisão antiga, com duas tampas por produto; a atual usa uma. Outras 900 tampas em bom estado estão em um armazém de devolução da produção que o MRP não considera disponível. E o múltiplo de compra de 5.000 foi digitado no lugar de 500, que é a caixa do fornecedor. Refeita com os dados corretos, a conta fica assim: necessidade bruta de 3.000 × 1 × 1,05 = 3.150; necessidade líquida de 3.150 + 1.500 − 2.100 − 2.000 = 550; arredondada para o múltiplo de 500, a sugestão cai para 1.000 tampas, ou R$ 3.500.

A diferença é de R$ 14 mil e 4.000 tampas, mais de cinco semanas de consumo, em um único item e uma única rodada de MRP. O ponto mais importante, porém, não é o valor desse pedido: a estrutura errada afeta todos os produtos que usam a revisão antiga, e o armazém fora do cálculo afeta todos os itens guardados nele. Por isso a correção precisa acontecer no cadastro, com um responsável, e não só no pedido que o comprador ajustou.

Como evitar que o problema volte?

Corrigir caso a caso resolve a urgência, mas não impede que o próximo cadastro errado entre amanhã. O passo seguinte é monitorar a saúde dos dados que alimentam o MRP com testes recorrentes, que podem rodar em um painel de BI ligado ao ERP:

• Lead time cadastrado × real: a diferença entre o prazo do cadastro e a mediana do prazo efetivo (do pedido à nota de entrada) nos últimos 12 meses, por item e fornecedor, com alerta acima de uma tolerância.
• Pedidos em aberto envelhecidos: pedidos com data de entrega vencida há mais de 30 dias ou sem movimento há mais de 90.
• Lote incompatível com o consumo: itens em que o lote mínimo ou o múltiplo supera dois ou três meses de consumo.
• Itens sem parâmetro: itens ativos sem lead time, sem política de lote ou com estoque de segurança zerado em itens críticos.
• Saldos fora do cálculo: quantidade e valor parados em armazéns que o MRP não enxerga.
• Estruturas suspeitas: componentes bloqueados ou obsoletos em estruturas ativas e fatores de perda acima de um limite definido pela engenharia.

Cada teste vira uma lista de exceções com dono: compras cuida de lead time e lote, a engenharia cuida da estrutura, o almoxarifado cuida dos saldos e dos armazéns. Acompanhar a quantidade de exceções ao longo dos meses mostra se a base está melhorando ou se a limpeza foi pontual. O estoque de segurança merece revisão própria, a partir da variação da demanda e do prazo do fornecedor, como detalhado em como calcular estoque de segurança quando a demanda e o prazo variam.

Quando o problema não está nos dados?

Há casos em que os cadastros estão corretos e a sugestão continua ruim. O plano de produção pode ser irrealista, a previsão de demanda pode estar enviesada ou o MRP pode estar rodando com um horizonte curto demais para itens importados. Nesses casos, a investigação desloca o foco do cadastro para o processo de planejamento. Ainda assim, vale começar pelos dados: eles são a causa mais frequente, a mais barata de corrigir e a que precisa estar resolvida para que qualquer discussão sobre previsão ou plano faça sentido.

Quando os compradores passam a ignorar as sugestões do MRP e voltam à planilha, a empresa perde o planejamento que pagou para ter. O diagnóstico gratuito de dados e planejamento da Insight Pro, dentro do serviço de Supply Chain Analytics, parte de uma amostra de sugestões recentes do seu MRP, reconstrói a conta de cada uma com os dados do ERP e aponta quais cadastros e parâmetros estão distorcendo as compras, junto com os testes que mantêm essa base confiável depois da correção. Sem compromisso de contratação.