Saving e cost avoidance: como medir e comprovar resultados de compras

Saving é a redução real do gasto de compras em relação a uma base de comparação registrada antes da negociação, normalmente o último preço pago, multiplicada pelo volume efetivamente comprado depois dela. Cost avoidance é o aumento que deixou de acontecer: o reajuste pedido pelo fornecedor e recusado, ou a alta de mercado que o preço negociado não acompanhou. Os dois são resultados legítimos do trabalho de compras, mas só o saving reduz o gasto em relação ao período anterior e aparece no orçamento. Para comprovar qualquer um deles, a regra é a mesma: base definida e documentada antes do fechamento, cálculo pelo volume realizado e critério aprovado pelo financeiro.

Por que o saving de compras costuma ser contestado pelo financeiro?

Em muitas empresas, compras apresenta no fim do ano uma economia de milhões, e a controladoria não encontra esse dinheiro em lugar nenhum do resultado. Quase sempre a conta não está errada; ela responde a outra pergunta. Compras compara o preço negociado com a primeira proposta do fornecedor, e o financeiro compara o gasto deste ano com o do ano passado. Quando o fornecedor pede 15% de reajuste e a negociação fecha em 6%, compras registra nove pontos de economia, e o orçamento registra 6% de aumento.

Há outras fontes de atrito. O saving é projetado com o volume previsto no contrato, e a empresa acaba comprando menos. O preço foi negociado, mas parte das compras continua saindo com o fornecedor antigo ou fora do contrato. A mesma redução volta a ser contada no ano seguinte. Nada disso é má-fé, é falta de regra escrita. E, sem regra, o número de compras perde credibilidade até quando está certo.

Qual base de comparação usar?

• Último preço pago: a base mais comum e a mais fácil de auditar para itens comprados com frequência. O cuidado é com o último pedido atípico, como uma compra emergencial cara, que infla a economia seguinte.
• Preço médio ponderado de um período: a média dos últimos 6 ou 12 meses, ponderada pela quantidade. Reduz o efeito de um pedido fora do padrão e funciona bem para itens com preço oscilante.
• Preço do orçamento: o preço usado no orçamento anual. É a base que conversa direto com a controladoria, porque o resultado sai como variação contra o orçado.
• Primeira proposta ou reajuste pedido pelo fornecedor: serve como base de cost avoidance, nunca de saving. Se fosse aceita como base de saving, bastaria uma proposta inicial alta para fabricar economia.
• Índice de mercado: para itens ligados a commodities, como aço, resina, papel e combustível, o preço negociado pode ser comparado com a variação de um índice público ou previsto em contrato no mesmo período. Quando o preço sobe menos que o índice, a diferença também é cost avoidance.
• Item novo, sem histórico: a base pode ser a mediana das cotações recebidas ou o custo-alvo definido pela engenharia. Como é a base mais fácil de questionar, convém registrar quem a aprovou.

Mais do que escolher a base certa, importa registrar qual foi escolhida e por quê antes de a negociação terminar. Uma base definida depois do resultado sempre parece ajustada para favorecer o número. Na prática, cada negociação relevante ganha um registro curto: item ou categoria, tipo de base, valor, fonte, data e quem aprovou.

Como calcular saving e cost avoidance passo a passo?

1. 1.Registrar a base antes da negociação: com valor, fonte e data, no mesmo nível em que o preço será negociado (item, unidade de medida, condição de frete e prazo de pagamento).
2. 2.Equalizar as condições: um preço com frete incluso e pagamento em 28 dias não é comparável a um preço sem frete e pagamento em 90 dias. Diferenças de frete e prazo precisam virar valor antes da conta, ou a economia inclui um custo que só mudou de linha.
3. 3.Separar as parcelas: se o novo preço ficou abaixo da base, a diferença é saving. Se ficou acima da base, mas abaixo do reajuste pedido ou do índice, a diferença entre o pedido e o negociado é cost avoidance, e a diferença entre a base e o negociado é aumento de custo, que também precisa aparecer no relatório.
4. 4.Projetar com o volume previsto: a economia por unidade multiplicada pela demanda prevista para 12 meses é a estimativa usada para aprovar a negociação.
5. 5.Medir com o volume realizado: a cada mês, a diferença entre a base e o preço efetivamente pago em cada nota de entrada, multiplicada pela quantidade recebida. Esse é o saving realizado, o único que chega ao resultado.
6. 6.Encerrar a contagem em 12 meses: passado um ano, o preço negociado vira a nova base e a economia deixa de ser contada. Sem esse corte, a mesma negociação aparece em todos os relatórios dos anos seguintes.

Como fica a conta em um exemplo?

Os valores abaixo pertencem a uma indústria imaginária e foram arredondados para caber em poucas linhas; não vêm de nenhum projeto da Insight Pro. No mesmo trimestre, o time de compras fechou duas negociações:

• Embalagem secundária: último preço pago de R$ 5,00 por unidade, negociado para R$ 4,60. Com previsão de 120 mil unidades em 12 meses, o saving negociado é de R$ 48 mil (120.000 × R$ 0,40).
• Resina plástica: último preço pago de R$ 10,00 por kg. O fornecedor pediu reajuste para R$ 11,00, e a negociação fechou em R$ 10,40. Volume de 200 toneladas no ano, previsto e realizado.

Ao fim dos 12 meses, a embalagem consumiu 100 mil unidades, e não 120 mil, e 15% delas foram compradas do fornecedor antigo, a R$ 5,00, porque saíram de uma filial que não usava o contrato novo. O saving realizado fica em 85.000 × R$ 0,40, ou R$ 34 mil, 29% abaixo do valor apresentado na aprovação. Na resina, o reajuste evitado vale 200.000 × R$ 0,60, ou R$ 120 mil de cost avoidance, enquanto o gasto subiu 200.000 × R$ 0,40, ou R$ 80 mil, em relação ao ano anterior.

Somadas, as duas negociações podem ser apresentadas como R$ 168 mil de economia (48 + 120), e esse é justamente o número que a controladoria não vai encontrar. O relatório que se sustenta mostra três linhas: R$ 34 mil de saving realizado, R$ 120 mil de cost avoidance e R$ 80 mil de aumento de custo na resina. No gasto, o efeito líquido foi um aumento de R$ 46 mil; sem a negociação, o aumento teria sido de R$ 200 mil. Contada assim, a história é menos vistosa e muito mais difícil de contestar.

O que não deve entrar como saving?

• Queda de preço que veio do mercado: se o índice da commodity caiu 10% e o preço caiu 10%, a redução no gasto é real, mas não é mérito da negociação. Vale reportá-la à parte, como efeito de mercado.
• Redução de volume ou troca de especificação: comprar menos ou trocar por um item mais simples reduz o gasto, mas não é economia de preço. Uma mudança de especificação aprovada pela engenharia pode ser contada, desde que registrada como tal.
• Desconto trocado por prazo: um preço 3% menor com pagamento antecipado em 60 dias pode custar mais do que economiza, dependendo do custo financeiro da empresa.
• Primeira proposta inflada usada como base: é a origem mais comum de saving artificial e a que mais desgasta compras com a diretoria.
• A mesma economia em dois anos: depois de 12 meses, o preço negociado vira a base, e a diferença sai do relatório.

Como acompanhar saving no Power BI?

O saving realizado sai dos mesmos dados que alimentam a spend analysis no Power BI: itens das notas de entrada com quantidade e preço pago, ligados ao pedido e ao contrato. O que se acrescenta é uma tabela de bases, mantida por compras, com item, fornecedor, preço base, tipo de base e o início e o fim da vigência. Ligada às notas pela data de recebimento, ela permite calcular a economia linha a linha:

Saving Realizado =
SUMX (
    fEntradas,
    ( fEntradas[PrecoBase] - fEntradas[PrecoPago] ) * fEntradas[Quantidade]
)

Os nomes de tabela e coluna são de um modelo de exemplo, e a coluna de preço base é preenchida na carga, com a base vigente na data de cada nota. Linhas em que o preço pago ficou acima da base entram com valor negativo, e isso é proposital: esconder os aumentos é o que tira a credibilidade do relatório. O cost avoidance fica em outra medida, ligada ao registro das negociações, porque não aparece nas notas. Ao lado das duas, um indicador de aderência ao contrato (percentual do volume comprado ao preço negociado) explica a distância entre o saving negociado e o realizado, como os 15% da embalagem no exemplo.

Quem deve validar os números?

A regra de cálculo funciona melhor quando é escrita por compras e aprovada pela controladoria antes do primeiro relatório: quais bases são aceitas, como frete e prazo são equalizados, por quanto tempo a economia é contada e como o cost avoidance é apresentado. Com isso combinado, a reunião de fim de ano deixa de discutir se o número é verdadeiro e passa a discutir o que fazer com ele. Compras ganha argumento para a próxima negociação, e o financeiro ganha um número que bate com o resultado.

Se a sua área de compras reporta economias que o financeiro não reconhece, ou deixa de reportar por falta de uma regra combinada, o problema costuma estar na base e no volume, não na negociação. Esse é o foco do diagnóstico gratuito de indicadores de compras da Insight Pro, dentro do serviço de Supply Chain Analytics: revisamos como saving e cost avoidance são calculados hoje, cruzamos uma amostra das negociações com as notas de entrada do seu ERP e propomos as regras e o painel que tornam os dois números conferíveis, sem compromisso de contratação.