Reposição entre filiais: quando transferir estoque em vez de comprar mais

Transferir estoque de uma filial para outra compensa mais do que uma compra nova quando quatro condições aparecem juntas: a filial de origem tem excesso de verdade, ou seja, saldo acima do que ela mesma vai consumir até a próxima reposição somado ao estoque de segurança dela; a transferência chega ao destino antes da ruptura, ou bem antes do que chegaria uma compra; o custo de mover a mercadoria (frete, manuseio, emissão de nota e conferência) fica abaixo da margem que a ruptura faria perder ou do sobrepreço de uma compra urgente; e a demanda no destino é recorrente, e não um pedido isolado. Quando falta uma delas, a compra normal costuma ser a decisão certa. A transferência de estoque entre filiais deixa de ser um favor entre gerentes e vira uma regra calculada item a item.

Por que a empresa compra quando outra filial tem o item parado?

Na maioria dos ERPs, o planejamento de reposição roda por estabelecimento. O MRP de cada filial olha o próprio saldo, a própria demanda e o próprio ponto de pedido, e sugere compra ao fornecedor sem considerar que a filial vizinha tem quatro meses de cobertura do mesmo código. O comprador recebe a sugestão, emite o pedido, e a rede inteira termina com ruptura em uma ponta e capital parado na outra. Há também um motivo menos técnico: quando a meta de nível de serviço e o resultado de estoque são medidos por filial, o gerente da origem tem pouco incentivo para ceder mercadoria que pode fazer falta no mês seguinte.

Quanto estoque a filial de origem pode ceder?

A pergunta não é quanto a origem tem, e sim quanto sobra depois de protegê-la. A conta usa os mesmos parâmetros da reposição: excesso transferível = saldo disponível − reservas − demanda prevista até a próxima chegada − estoque de segurança. Se a origem não tem pedido em aberto, a próxima chegada é o lead time do fornecedor contado a partir de hoje. Se o estoque de segurança das filiais nunca foi calculado com a variação real da demanda e do prazo, como descrevemos em como calcular estoque de segurança quando a demanda e o prazo do fornecedor variam, a regra de transferência herda o erro: ou trava transferências que deveriam acontecer, ou desprotege a origem.

Quais critérios comparar antes de decidir?

• Disponibilidade na origem: o excesso transferível calculado acima, e não o saldo físico. Saldo em quarentena, reservado para pedido de cliente ou com divergência de inventário fica fora.
• Prazo: tempo de separação, emissão da nota de transferência, transporte e recebimento no destino, comparado com a data em que o destino rompe e com o lead time de uma compra nova.
• Demanda no destino: consumo recorrente justifica a transferência. Um pedido pontual de um cliente grande pode ser atendido direto da filial que tem o item, sem mover estoque.
• Custo da transferência: frete por rota, manuseio nas duas pontas e o tempo de quem emite a nota e confere a mercadoria.
• Custo de não transferir: margem perdida com a ruptura, sobrepreço de uma compra emergencial e o custo de manter o excesso parado na origem.
• Validade e obsolescência: item com prazo de validade curto ou perto de sair de linha ganha prioridade, porque o excesso parado vira perda.

O que entra no custo de uma transferência?

O frete costuma ser a maior parcela, e varia muito conforme a forma de transporte. Aproveitar uma rota que já existe, como o caminhão que abastece as filiais toda semana, custa pouco mais que o manuseio. Contratar frete fracionado só para a transferência pode custar mais que o próprio item, quando ele é barato e volumoso. Somam-se a separação e a embalagem na origem, a emissão da nota fiscal, o recebimento e a conferência no destino. Na parte fiscal, desde 2024 não incide ICMS na transferência entre estabelecimentos do mesmo titular, por efeito da decisão do STF na ADC 49 e da Lei Complementar 204/2023. O tratamento dos créditos, porém, especialmente em transferências interestaduais regidas pelo Convênio ICMS 109/2024, varia conforme a opção da empresa e o estado. Vale confirmar com o fiscal antes de transformar a transferência em rotina entre unidades de estados diferentes.

Como isso aparece em números?

A distribuidora de peças deste exemplo é inventada, e os valores servem só para mostrar a conta. Nenhum deles vem de cliente ou projeto da Insight Pro. A empresa tem duas filiais no mesmo estado, a 300 km uma da outra, e as duas compram um filtro hidráulico do mesmo fornecedor, com lead time de 20 dias. O item custa R$ 120 e deixa R$ 45 de margem por unidade.

• Filial B (destino): saldo de 30 unidades, demanda de 5 por dia e estoque de segurança de 30. O saldo acaba em 6 dias.
• Filial A (origem): saldo de 260 unidades, demanda de 3 por dia, estoque de segurança de 40 e nenhum pedido em aberto. São quase 87 dias de cobertura.
• Excesso transferível em A: 260 − (3 × 20) − 40 = 160 unidades.

Se B só comprar do fornecedor, a mercadoria chega em 20 dias e a filial fica 14 dias sem o item. São 70 unidades de demanda sem atendimento, R$ 3.150 de margem em risco. A alternativa de compra seria um distribuidor local, que entrega em 3 dias, mas cobra 18% a mais: nas 70 unidades necessárias para atravessar o intervalo, são cerca de R$ 1.510 de sobrepreço.

A transferência de 100 unidades de A para B, em frete fracionado, custa R$ 350 de frete e R$ 150 de manuseio nas duas pontas, R$ 500 no total, ou R$ 5 por unidade (pouco mais de 4% do custo do item). A mercadoria chega em 2 dias, antes de o saldo de B acabar. B continua emitindo a compra normal ao fornecedor, mas sem ruptura no intervalo. A fica com 160 unidades, ainda 60 acima do seu ponto de pedido, e só precisará comprar de novo daqui a cerca de 20 dias. Na comparação, são R$ 500 de custo certo contra R$ 1.510 de sobrepreço ou R$ 3.150 de margem perdida. E 100 unidades do excesso de A, R$ 12 mil em mercadoria, voltam a girar em vez de ficarem paradas.

Agora a mesma situação com um item de R$ 6, margem de R$ 2 e embalagem volumosa. Mover 100 unidades custaria cerca de R$ 450, ou R$ 4,50 por unidade, 75% do custo do item. A ruptura de 70 unidades representaria R$ 140 de margem. Aqui a transferência isolada não se paga, a menos que a mercadoria possa ir no caminhão de abastecimento que já faz a rota. A regra não é transferir sempre que há excesso, e sim comparar as duas contas para cada item.

Quando comprar continua sendo a melhor escolha?

• Excesso só aparente: a origem tem saldo alto, mas uma reserva ou um pico sazonal vai consumi-lo. Transferir agora gera ruptura lá na semana seguinte.
• Item barato e volumoso: o frete por unidade se aproxima do custo do item, como no segundo exemplo.
• Fornecedor rápido: se a compra chega em 2 ou 3 dias pelo preço normal, a transferência só acrescenta manuseio.
• Demanda pontual no destino: um pedido isolado pode ser faturado direto da filial que tem o item, sem mover estoque.
• Movimento de ida e volta: item que foi de A para B no mês passado e agora precisaria voltar indica parâmetros de reposição errados nas duas filiais, e não falta de transferência.

Como montar a regra de transferência no dia a dia?

1. 1.Visão de rede por item: saldo, reservas, mercadoria em trânsito e pedidos de compra abertos de todas as filiais na mesma tabela, com a mesma unidade de medida e o mesmo código.
2. 2.Cobertura e necessidade por filial: dias de cobertura, ponto de pedido e a data prevista de ruptura em cada unidade.
3. 3.Excesso transferível por filial: calculado com a fórmula acima, recalculado a cada atualização de saldo.
4. 4.Matriz de rotas: para cada par de filiais, o prazo de transferência, o custo por quilo ou por volume e os dias em que há caminhão de abastecimento saindo.
5. 5.Sugestão com ganho estimado: a cada dia, a lista de pares origem e destino em que a transferência evita ruptura ou sobrepreço por mais do que custa, ordenada pelo ganho.
6. 6.Aprovação e registro: quem aprova, a data, a quantidade transferida e se a transferência chegou antes da ruptura. Sem esse registro, não há como saber se a regra está funcionando.

No Power BI, essa visão cabe em uma página com o item selecionado e as filiais lado a lado, mais uma tabela de sugestões filtrável por comprador e rota. Os indicadores que mostram se o processo está maduro são a parcela das necessidades atendidas por transferência, o custo médio de transferência por unidade e a quantidade de itens que vão e voltam entre as mesmas filiais.

O que costuma dar errado?

• Mercadoria em trânsito invisível: a transferência saiu de A, mas ainda não deu entrada em B. Se o MRP de B não enxerga o trânsito, sugere uma compra ao fornecedor para o mesmo item.
• Saldo que não existe: inventário desatualizado na origem faz a regra sugerir transferência de algo que não está na prateleira.
• Cadastro diferente entre filiais: o mesmo item com códigos ou unidades de medida diferentes impede a visão de rede antes de qualquer cálculo.
• Meta que pune quem cede: se a filial de origem perde indicador ao transferir, a sugestão fica parada na caixa de aprovação. O resultado de estoque precisa ser medido também no nível da rede.
• Transferência sem dono: sugestão gerada todo dia que ninguém tem a responsabilidade de executar vira mais um relatório ignorado.

Se as suas filiais compram do fornecedor itens que outra unidade tem parados, ou se a transferência hoje depende de um telefonema entre gerentes, o primeiro passo é medir quanto da necessidade de compra a própria rede já poderia atender. No diagnóstico gratuito de estoque entre unidades da Insight Pro, dentro do serviço de Supply Chain Analytics, cruzamos saldo, demanda e pedidos de todas as filiais a partir do seu ERP, calculamos o excesso transferível de cada uma, estimamos o custo das principais rotas e mostramos em quais itens a transferência teria evitado compras ou rupturas nos últimos meses. O resultado vem em uma lista de itens e rotas que a sua equipe pode usar, com ou sem projeto depois.