Power BI Embedded: dashboards para clientes sem licença por usuário

O Power BI Embedded é a forma de mostrar dashboards do Power BI dentro do seu próprio portal ou sistema, para clientes, fornecedores ou representantes, sem comprar uma licença Pro para cada pessoa que vê. A empresa paga uma capacidade dedicada no Azure ou no Microsoft Fabric, e o portal gera um token de acesso a cada visita. Quem abre o painel não precisa de conta Microsoft nem de licença do Power BI. Costuma compensar quando os usuários externos passam de algumas dezenas, quando cada cliente deve ver só os próprios números e quando a empresa quer o painel com a sua marca, no mesmo lugar onde o cliente já faz login. Para meia dúzia de parceiros, convidar cada um com licença Pro ainda sai mais barato e dá menos trabalho.

Como o Power BI Embedded funciona na prática?

A Microsoft chama esse cenário de embed for your customers, também conhecido como app owns data (o aplicativo é dono dos dados). O portal faz o login do cliente com o cadastro que já existe, chama a API do Power BI e recebe um token de incorporação com validade limitada. O relatório aparece num quadro dentro da página, com filtros e navegação controlados pelo seu código. Do lado do Power BI, quem conversa com o serviço é uma entidade de serviço (service principal) registrada no Microsoft Entra ID, e não a conta pessoal de um analista. Um projeto típico tem cinco peças:

• Capacidade: o processamento dedicado que roda os relatórios, contratado no Azure (SKUs A) ou no Fabric (SKUs F).
• Relatórios e modelo: construídos no Power BI Desktop e publicados num workspace ligado à capacidade.
• Entidade de serviço: a identidade técnica que o portal usa para gerar os tokens, com permissão só nos workspaces necessários.
• Portal: o sistema web onde o cliente entra, que pode ser a área do cliente que a empresa já tem ou uma página nova.
• Segurança em nível de linha (RLS): a regra no modelo que filtra os dados de cada cliente a partir da identidade enviada no token.

Quais licenças e capacidades são necessárias?

Segundo a documentação da Microsoft sobre capacidades para análise incorporada, consultada em novembro de 2026, o cenário para clientes externos funciona com SKUs F do Fabric, SKUs A do Power BI Embedded no Azure e as antigas SKUs P e EM, que a Microsoft está aposentando. Os usuários finais não precisam de licença nenhuma. Quem cria e publica os relatórios continua precisando de Pro. Para desenvolver e testar, dá para usar tokens de avaliação gratuitos com uma licença Pro, mas o uso em produção exige uma capacidade.

Um detalhe confunde muita gente: a regra de que só a partir da F64 os leitores dispensam licença vale para o compartilhamento interno, dentro do próprio Power BI. No cenário de portal para clientes, até uma F2 ou uma A1 atendem usuários sem licença. A comparação entre Pro, Premium por Usuário e Fabric para o uso interno está em Licenças do Power BI: Pro, Premium por Usuário ou Fabric.

Quanto custa a capacidade?

A menor capacidade do Azure, a A1, custa por volta de US$ 1 por hora em regiões dos EUA, o que dá cerca de US$ 735 por mês se ficar ligada o tempo todo, com 3 GB de memória. Cada nível acima (A2, A3 e assim por diante) custa o dobro do anterior. A cobrança é por hora, e a capacidade A pode ser pausada ou redimensionada pelo portal do Azure, o que permite desligá-la de madrugada. No Fabric, a F2 sai por cerca de US$ 263 por mês no pagamento por uso, ou US$ 156 com reserva anual, e também atende clientes externos, mas com pouca folga de processamento. Os preços mudam por região e por contrato, então confira a página de preços do Power BI Embedded antes de fechar a conta.

Como fica a conta em um exemplo?

Os números abaixo são hipotéticos, escolhidos para mostrar a ordem de grandeza, e não vêm de nenhum projeto da Insight Pro. Uma indústria de embalagens quer mostrar a 120 clientes, com 2 usuários cada, os pedidos em aberto, as notas emitidas e o OTIF das entregas. São 240 pessoas de fora da empresa. Com o dólar a R$ 5,50, premissa só desta conta, e a licença Pro a R$ 80,20 por mês na tabela brasileira:

• Licença Pro para cada cliente: 240 × R$ 80,20 = R$ 19.248 por mês, mais o trabalho de convidar cada pessoa como usuário externo no Entra ID e administrar esses acessos.
• A1 ligada o tempo todo: cerca de US$ 735, ou R$ 4.040 por mês, mais 3 licenças Pro para os analistas que publicam (R$ 240,60). Total perto de R$ 4.280.
• A1 ligada 14 horas por dia: cerca de US$ 430, ou R$ 2.360 por mês, mais as 3 licenças Pro. Total perto de R$ 2.600, com o portal sem painel durante a madrugada.

Com esses valores, a capacidade passa a valer mais que as licenças a partir de uns 55 usuários externos. Ficam de fora da conta o desenvolvimento do portal e da segurança por cliente, que é um custo de projeto e não mensal, e o risco de a A1 não dar conta do pico. Se todos os clientes abrem o painel no primeiro dia útil do mês, a A2 pode ser necessária, e o custo dobra. Comece pela menor capacidade, acompanhe o consumo nas primeiras semanas e só então decida.

Como garantir que cada cliente veja só os próprios dados?

A separação precisa estar no modelo, com segurança em nível de linha. O portal informa no token qual usuário está acessando (a chamada identidade efetiva), e a regra de RLS filtra pedidos, notas e entregas pelo código daquele cliente. Filtrar só pela página, com um filtro aplicado via código no navegador, não basta: o filtro roda do lado do cliente e pode ser alterado por quem souber mexer nas ferramentas do navegador. Antes de liberar, teste com usuários de pelo menos três clientes diferentes e confira os totais com o ERP.

Que erros aparecem com mais frequência?

• Usar Publicar na Web: o recurso gera um link público, que qualquer pessoa com o endereço consegue abrir. Não serve para dados de clientes.
• Conta pessoal no lugar da entidade de serviço: quando o analista sai da empresa ou troca a senha, o portal para de gerar tokens.
• Pausar a capacidade sem avisar ninguém: a economia da madrugada derruba o painel do cliente que acessa às 6h. Defina o horário com base no uso real.
• Levar o painel interno sem adaptar: o cliente quer poucos números claros, como pedidos, prazos e pendências, e não a análise de margem que o time comercial usa.
• Dimensionar pelo pico imaginado: contratar uma capacidade grande antes de medir quantos clientes realmente entram e em que horário.

Se a sua equipe ainda manda relatórios de pedidos e entregas por e-mail para os clientes, ou já recebe pedidos de acesso ao painel, agende uma demonstração de dashboards para clientes com a Insight Pro. No diagnóstico gratuito, dentro do serviço de Business Intelligence, levantamos quais indicadores seus clientes pedem, quantos usuários externos vão acessar e como funciona o login do seu portal hoje. Depois mostramos um painel incorporado de demonstração, com dados separados por cliente, e a conta da capacidade para o seu volume. Para marcar, use o formulário de contato.