Ruptura de estoque: como criar alertas antes de o produto faltar

Como evitar ruptura de estoque antes de o produto faltar? O alerta precisa comparar, item a item, quantos dias o estoque disponível ainda cobre com a data em que a próxima reposição de fato chega, já descontado o atraso que o fornecedor costuma ter. Quando a cobertura termina antes da entrega, ou chega nela abaixo da margem de segurança, o item entra na lista de ação enquanto ainda dá tempo de antecipar um pedido, comprar de outro fornecedor ou transferir de outra filial. O relatório de ruptura tradicional, que lista o que já zerou, chega tarde demais para qualquer uma dessas decisões.

Por que o ponto de pedido sozinho não avisa a tempo?

Boa parte dos ERPs já calcula o ponto de pedido: quando o saldo cai abaixo de um número fixo, o sistema sugere comprar. O cálculo falha em situações comuns. O saldo usado costuma ser o físico, sem descontar o que já está reservado para pedidos de venda. O pedido de compra em aberto conta como se já estivesse no armazém, mesmo que a chegada esteja prevista para depois do dia em que o item acaba. E o lead time cadastrado é, muitas vezes, o prazo que o fornecedor prometeu quando o item foi criado, não o que ele cumpre hoje.

Nenhuma dessas distorções aparece no painel. O item continua verde até o dia em que o comprador descobre, pelo comercial, que não há saldo para faturar.

Quais dados o alerta precisa cruzar?

• Saldo disponível: saldo físico menos reservas e pedidos de venda já confirmados, por item e por filial. Somar as filiais esconde a ruptura de uma delas.
• Demanda média diária: venda ou consumo das últimas semanas, com o período escolhido junto com a área. Itens sazonais pedem uma base comparável ao mesmo período do ano anterior.
• Lead time real: prazo entre a emissão do pedido e o recebimento, medido no histórico de notas de entrada, e não o campo do cadastro.
• Pedidos de compra em aberto: quantidade pendente e data prevista de entrega de cada um, para saber quando a reposição chega, e não só quanto vai chegar.
• Estoque de segurança: a margem que absorve variação de demanda e de prazo. Se ainda não existe um parâmetro confiável, dá para começar com um número de dias de cobertura por classe de item e refinar depois.

Esses dados quase sempre existem no ERP. A dificuldade está em juntá-los na mesma base, atualizada todo dia, com a mesma regra para todas as filiais.

Como o cálculo funciona na prática?

Vamos a uma simulação montada só para este artigo, sem relação com nenhum cliente. Um item vende em média 40 unidades por dia, o fornecedor leva 12 dias para entregar e o estoque de segurança definido é de 160 unidades. O ponto de pedido fica em 640 unidades (40 × 12 + 160). O saldo físico é de 900 unidades, das quais 150 já estão reservadas, então o disponível é de 750. Existe um pedido de compra de 500 unidades com entrega prevista para daqui a 15 dias.

Pela regra do ponto de pedido, está tudo certo: 750 disponíveis mais 500 a caminho somam 1.250, bem acima de 640. Na linha do tempo, a conta muda. Em 15 dias saem 600 unidades, e o item chega à data da entrega com 150 em estoque, abaixo da margem de segurança. Se o fornecedor repetir o atraso médio de 5 dias que aparece no histórico dele, a entrega passa para o 20º dia, e as 750 unidades acabam no 19º. O alerta certo acende hoje, com quase três semanas de antecedência, e não no dia em que o saldo zera.

A lição do exemplo é comparar datas, e não só quantidades: os dias de cobertura do saldo disponível contra a data prevista de cada reposição, ajustada pelo atraso que aquele fornecedor costuma ter.

Quais níveis de alerta usar?

• Crítico: a cobertura do disponível termina antes da próxima entrega prevista, ou não há pedido em aberto e a cobertura já é menor que o lead time. Pede ação no mesmo dia: antecipar a entrega, comprar de outro fornecedor ou transferir entre filiais.
• Atenção: o item chega à data da próxima entrega abaixo do estoque de segurança, como no exemplo acima. Pede contato com o fornecedor para confirmar a data.
• Pedido atrasado: a data prevista de um pedido em aberto já passou e o recebimento não foi registrado. Muitas rupturas começam aqui, com um atraso que ninguém acompanhou.
• Parâmetro desatualizado: o lead time real dos últimos meses se afastou do cadastrado, ou a demanda mudou de patamar. Não indica falta iminente, mas mostra que os outros alertas estão sendo calculados com premissas velhas.

Como evitar que o time passe a ignorar os alertas?

Um painel com 800 itens em vermelho não ajuda ninguém, e na segunda semana o comprador para de abrir. Alguns cuidados mantêm a lista curta e confiável:

• Ordenar pela relevância do item: classificação ABC e impacto em faturamento, para que um item classe A em risco apareça antes de dez itens de baixo giro.
• Dar um responsável a cada alerta: comprador, planejador ou gestor da filial, com registro da ação tomada. Alerta sem dono vira ruído.
• Tirar da regra o que não deve ser reposto: itens descontinuados, sob encomenda ou em fim de vida ocupam a lista todos os dias se continuarem no cálculo.
• Medir o acerto do próprio alerta: conferir quantas rupturas reais foram avisadas com antecedência e quantos avisos não se confirmaram, e ajustar os parâmetros a partir disso.

Alerta de ruptura e estoque parado são dois lados da mesma política de reposição. Apertar os parâmetros para nunca faltar produto aumenta o capital imobilizado, e o caminho inverso aumenta a falta. Por isso o painel de alertas funciona melhor ao lado da análise de estoque parado e capital imobilizado, usando a mesma base de saldo, demanda e custo.

Se hoje a sua empresa descobre a falta de um item pelo pedido de venda que não fatura, o próximo passo é revisar os indicadores e alertas que já existem e o que falta para eles avisarem a tempo. É o foco do diagnóstico gratuito da Insight Pro dentro do serviço de Supply Chain Analytics: analisamos os dados de saldo, pedidos em aberto e prazo de fornecedor do seu ERP e devolvemos uma avaliação dos indicadores atuais, com os alertas que fariam mais diferença na sua operação, antes de qualquer contratação.